外貿跟單員對出口貨物的跟單工作流程

跟單員對出口貨物的跟單工作主要有
(1) 接單 
(2) 跟進生產
(3) 催審單證
(4) 出貨跟蹤
(5) 制單結匯

一、接單
1.接單的形式：在出口貿易中，Zui常見的是：
（1）合同：
（CONTRACT）合同有銷貨合同（SALES CONTRACT）和購貨合同（PURCHASE CONTRACT）。前者由賣方草擬，后者由買方草擬。
（2） 確認書；
（CONFIRMATION）它比合同要簡化些。對異議，仲裁，不可抗力等條款都不列入。它也有銷貨確認書（SALES CONFIRMATION）和購貨確認書（PURCHASE CONFIRMATION）。這種格式的合同一般適用于成交金額不大，批次較多的輕工商品，日用品，土特產等。
/
而合同用的比較正規。機器設備，大棕貿易的進出口。 還有協議書，意向書，訂單和委托訂單等。
要提的是，客戶從國外直接發來的訂單或委托訂單，我們收到后要回復，不能置之不理，否則算默認。

2．接單的程序： 詢盤，發盤，還盤，接受等環節。
（1） 詢盤：（INQUIRY）又叫詢價。
（2）發盤：（OFFER）又叫報價。
是賣方向買方提出各項交易條件，并愿意按照這些條件達成交易，訂立合同的一種確定的表示。在實際業務中，發盤通常是一方在收到對方的詢盤后作出的。
（3） 還盤：（COUNTER-OFFER）又叫還價。
（4）拒絕還盤 (Decline counter-offer)
（5）接受（ACCEPTANCE）買方或賣方同意對方在發盤中提出的各項交易條件，并愿意按這些條件達成交易，訂立合同的一種確定的表示。

3.審單：即審核合同
審單內容： 產品名稱、規格 質量 數量 單價、總額 價格條款 付款方式 包裝要求 交貨期 交貨方式。
審單方法：
（1）產品名稱，規格： 審查時產品代碼/型號是不是自身的產品？與我們的產品資料能否對上號？有很多公司和企業產品名稱的代碼/型號同時也代表了規格。
（2）質量：也稱品質。是貨物的外觀形態和內在質量的綜合。
（3） 數量： 應審查貨物的數量是否可以及時備妥，其計量單位，重量以及約數有何規定。約數：如合同數量前加“約”，可使交貨數量有適當的機動。國際上對約字的含義解釋不一。有的認為是2。5%，有的認為是5%。按《跟單信用證統一慣例》，信用證上如規定約字，應允許有不超過10%的增減幅度。
（4）單價，總額的審查：
1、客戶下單有的會將單價標出，我們要對照我們的報價表審查是否對？總額有沒有加錯？
2、通常我們以美元為結算貨幣，但也有以其它幣種的。要注意的是要用在國際上流通的硬貨幣。（英鎊，港幣，歐元）
（5）價格條款的審查： 
出口貨物的單價條款，也稱價格術語，常用的有：
FOB （free on board, …named port of shipment）船上交貨價（指定裝運港的價格條件）
CIF (cost, insurance and freight, …named port of destination) 成本+保險費+運費（指定目的港）價格。FCA (free carrier) （用于空運）by air
（6）付款方式審查：
1. 付款方式是否能接受？LC ，付定金，等等。
2. 支付的貨幣能否接受？
（7）包裝要求的審查：
1． 工廠的產品本身有自已的包裝，展示給客戶能否接受？
2． 客戶提供的包裝（彩印，尺寸）我們能否做？
3． 客戶提供的包裝資料是否齊全？（內包裝，外包裝，標簽 hangtag, price tag ，說明書, 嘜頭 shipping mark）
（8）交貨期的審查：跟單員應審查交貨期是否合理，公司是否能及
時籌備到貨物，并裝船送達。
（9）交貨方式的審查： 運輸主要有海運，陸運，空運，郵寄等等。
 注：如運費由客戶支付，客戶決定交貨方式。如我們付費，盡量用海運。如報的價是連同海運價，而客戶要求空運（趕銷售），我們可要求客戶承擔多出部分的費用。
關于樣品： 要獲取訂單，備好樣品是很重要的一步。
（10）寄目錄，樣本： 準備樣品。
1．工廠現有的款式 
2． 新款 
3． 客戶來樣。

要領：無論老品，新品，還是客戶來樣，樣品都要寄給客人進行確認。特別是新品可能要反復修改幾次。跟單員一定要保存好Zui終的確認樣品，以免客人在下單時找不到確認樣。在國際貿易中，憑樣品成交的比重很大。

作為跟單員，我們要做到：
A： 有完整的產品資料，主動進行宣傳。
B： 新品的成本，價格要進行核算。
C： 新品的制作要留有實樣。
D： 客戶的來樣要保存好原樣。

形式發票：PROFORMA INVOICE
買方為了向其本國當局申請進口許可證或核批外匯，在未成交前要求出口方將擬出售成交的商品名稱，規格，價格等條件開立的一份參考性發票。這種發票在成交后不能代替正式發票使用，對雙方都無Zui終約束力。
為了區別于正式發票，它必須明顯表明“形式發票”字樣。形式發票上一般要顯示訂單的相關信息。（收貨人，合同號，形式發票號，開出日期）。 產品信息 （品名，數量，價格，交貨期）。合同條款（價格條款，付款方法）。此外，提供銀行資料以便客戶開證或匯款。



二、跟進生產
簽訂合同后跟單的主要程序：
以貨，證，船，款為中心，包括：備貨，催證，改證，租船訂倉，(報關，報驗，裝船)，制單，結匯等環節。

我們將這些程序概括為：
備貨及生產跟單 ? 催審單證 ? 訂倉裝船 ? 制單結匯
1.生產跟單 
產前批辦：準備顏色辦，輔料樣辦，包裝樣辦，產前樣辦等給客人批，OK后開始生產大貨
2. 生產進度跟蹤（進度跟蹤表，訂單號，交貨日期，生產進度，問
題解決）
3. 安排QC驗貨 （中期驗貨，走貨前驗貨）
4. 準備出貨



三、催審單證：
大多數的支付方式是L/C。對安全收匯有保障，因它是銀行信用。只要所裝運貨物與信用證條款一致，銀行保證付款。跟單員應對以L/C為支付方式的合同進行催證，審核和修改的跟蹤工作。
催證：貨物快完成時，要催證。
審證：審開證人和受益人是否正確，L/C的貨物和金額與合同是否相同，裝期，特別條款等。
改證：審證后發現問題如包裝上，總金額，有效期，拼寫錯誤等，必須要求對方修改，一份L/C，可能有幾處問題，我們要一一指出，一次性修改。


四、出貨跟蹤
訂倉裝船：貨物備妥，L/C沒問題后，我們就要進入到出貨裝柜，租船訂倉和裝船的階段。
按CIF成交的，我們負責租船訂倉和裝船的手續。
首先： 出貨裝柜：跟單員在出貨前三四天就要聯系出貨裝柜事。這當中要做的工作有貨柜選擇，制作裝箱單，跟蹤裝柜等。
A．貨柜選擇：根據貨物的不同而選擇不同的貨柜。常用的有：
20’ (29 – 30立方/17.5噸) 
40’ ( 58 – 61 立方/22.5噸)
40’H (68 –71立方/27.5噸)
B．制作裝箱單：裝箱單應包括出貨的品名規格，數量，箱數，毛凈重，包裝尺碼，總體積，箱號，嘜頭等。
C．跟蹤裝柜：出貨前一天通知有關人員并確定出貨數量的準確性。協助生產部門安排好人員裝柜。貨柜到廠后，跟單員要監裝，指導貨物的擺放。如一個柜內有幾種貨，每一規格的產品要留一二箱放于貨柜尾部用于海關查貨用。
按FOB成交的，只要將貨物送到指定裝貨港即可



五、制單結匯：
是出口貨物跟單的Zui后一個環節。
A.制單：貨物裝船后，跟單員要及時按L/C，合同或其它單據的內容制作各種單據。要在L/C的有效期內將單據送交銀行。出口單據主要有：匯票，發票，海關發票，提單，裝箱單，產地證，商檢證，保險單等。
B.結匯:如按L/C的規定制作了單據，并及時送交了銀行，我們就可及時收到貨款了。單據要求：正確，完整，及時，簡明，整潔。
生產企業跟單（工廠跟單）

生產過程跟單的流程：
1、下達生產通知書。跟單員接到客戶訂單后，應將其轉化為生產通知單。通知單要明確客戶所訂產品的名稱，規格型號，數量，包裝要求，交貨期等。
2、分析生產能力。 生產通知單下達后，要分析企業的生產能力。能否按期，按質地交貨。如不能應采取什么措施？要不要外包？
3、制定生產計劃。
4、跟蹤生產進度
跟蹤生產進度的表單：生產日報表，生產進度控制表，生產異常處理表，生產線進度跟蹤表。
5.交期延誤：如是工廠原因，要通知客戶，取得同意后方可出貨。如不同意，一是協商，我們可承擔部分費用將貨出去。二就只好取消訂單了。
6. 有關訂單的更改問題：客戶對已下的訂單因市場變化會有更改，有數量上的（或增加，或減少），有包裝上的，有交期的變更（或提前，或推遲）。接到客戶要求變更，首先要看改什么？能否接收？如我們的貨已生產的差不多了，已收尾，就不可能再更改了。如還沒按排，問題不大。如已按排了部份，要進行協商。比如數量要減，我們已按原數量采購了材料，如果是通用的，問題不大。但如是專用的，客戶要承擔部份費用。對交期：如要提前，我們要根據實際情況說。如要推遲，時間短，問題不大，但如要延遲很長，那倉儲費，損耗費要承擔。

來源：深圳外貿圈
跟單員對出口貨物的跟單工作主要有
(1) 接單 
(2) 跟進生產
(3) 催審單證
(4) 出貨跟蹤
(5) 制單結匯

一、接單
1.接單的形式：在出口貿易中，Zui常見的是：
（1）合同：
（CONTRACT）合同有銷貨合同（SALES CONTRACT）和購貨合同（PURCHASE CONTRACT）。前者由賣方草擬，后者由買方草擬。
（2） 確認書；
（CONFIRMATION）它比合同要簡化些。對異議，仲裁，不可抗力等條款都不列入。它也有銷貨確認書（SALES CONFIRMATION）和購貨確認書（PURCHASE CONFIRMATION）。這種格式的合同一般適用于成交金額不大，批次較多的輕工商品，日用品，土特產等。
/
而合同用的比較正規。機器設備，大棕貿易的進出口。 還有協議書，意向書，訂單和委托訂單等。
要提的是，客戶從國外直接發來的訂單或委托訂單，我們收到后要回復，不能置之不理，否則算默認。

2．接單的程序： 詢盤，發盤，還盤，接受等環節。
（1） 詢盤：（INQUIRY）又叫詢價。
（2）發盤：（OFFER）又叫報價。
是賣方向買方提出各項交易條件，并愿意按照這些條件達成交易，訂立合同的一種確定的表示。在實際業務中，發盤通常是一方在收到對方的詢盤后作出的。
（3） 還盤：（COUNTER-OFFER）又叫還價。
（4）拒絕還盤 (Decline counter-offer)
（5）接受（ACCEPTANCE）買方或賣方同意對方在發盤中提出的各項交易條件，并愿意按這些條件達成交易，訂立合同的一種確定的表示。

3.審單：即審核合同
審單內容： 產品名稱、規格 質量 數量 單價、總額 價格條款 付款方式 包裝要求 交貨期 交貨方式。
審單方法：
（1）產品名稱，規格： 審查時產品代碼/型號是不是自身的產品？與我們的產品資料能否對上號？有很多公司和企業產品名稱的代碼/型號同時也代表了規格。
（2）質量：也稱品質。是貨物的外觀形態和內在質量的綜合。
（3） 數量： 應審查貨物的數量是否可以及時備妥，其計量單位，重量以及約數有何規定。約數：如合同數量前加“約”，可使交貨數量有適當的機動。國際上對約字的含義解釋不一。有的認為是2。5%，有的認為是5%。按《跟單信用證統一慣例》，信用證上如規定約字，應允許有不超過10%的增減幅度。
（4）單價，總額的審查：
1、客戶下單有的會將單價標出，我們要對照我們的報價表審查是否對？總額有沒有加錯？
2、通常我們以美元為結算貨幣，但也有以其它幣種的。要注意的是要用在國際上流通的硬貨幣。（英鎊，港幣，歐元）
（5）價格條款的審查： 
出口貨物的單價條款，也稱價格術語，常用的有：
FOB （free on board, …named port of shipment）船上交貨價（指定裝運港的價格條件）
CIF (cost, insurance and freight, …named port of destination) 成本+保險費+運費（指定目的港）價格。FCA (free carrier) （用于空運）by air
（6）付款方式審查：
1. 付款方式是否能接受？LC ，付定金，等等。
2. 支付的貨幣能否接受？
（7）包裝要求的審查：
1． 工廠的產品本身有自已的包裝，展示給客戶能否接受？
2． 客戶提供的包裝（彩印，尺寸）我們能否做？
3． 客戶提供的包裝資料是否齊全？（內包裝，外包裝，標簽 hangtag, price tag ，說明書, 嘜頭 shipping mark）
（8）交貨期的審查：跟單員應審查交貨期是否合理，公司是否能及
時籌備到貨物，并裝船送達。
（9）交貨方式的審查： 運輸主要有海運，陸運，空運，郵寄等等。
 注：如運費由客戶支付，客戶決定交貨方式。如我們付費，盡量用海運。如報的價是連同海運價，而客戶要求空運（趕銷售），我們可要求客戶承擔多出部分的費用。
關于樣品： 要獲取訂單，備好樣品是很重要的一步。
（10）寄目錄，樣本： 準備樣品。
1．工廠現有的款式 
2． 新款 
3． 客戶來樣。

要領：無論老品，新品，還是客戶來樣，樣品都要寄給客人進行確認。特別是新品可能要反復修改幾次。跟單員一定要保存好Zui終的確認樣品，以免客人在下單時找不到確認樣。在國際貿易中，憑樣品成交的比重很大。

作為跟單員，我們要做到：
A： 有完整的產品資料，主動進行宣傳。
B： 新品的成本，價格要進行核算。
C： 新品的制作要留有實樣。
D： 客戶的來樣要保存好原樣。

形式發票：PROFORMA INVOICE
買方為了向其本國當局申請進口許可證或核批外匯，在未成交前要求出口方將擬出售成交的商品名稱，規格，價格等條件開立的一份參考性發票。這種發票在成交后不能代替正式發票使用，對雙方都無Zui終約束力。
為了區別于正式發票，它必須明顯表明“形式發票”字樣。形式發票上一般要顯示訂單的相關信息。（收貨人，合同號，形式發票號，開出日期）。 產品信息 （品名，數量，價格，交貨期）。合同條款（價格條款，付款方法）。此外，提供銀行資料以便客戶開證或匯款。



二、跟進生產
簽訂合同后跟單的主要程序：
以貨，證，船，款為中心，包括：備貨，催證，改證，租船訂倉，(報關，報驗，裝船)，制單，結匯等環節。

我們將這些程序概括為：
備貨及生產跟單 ? 催審單證 ? 訂倉裝船 ? 制單結匯
1.生產跟單 
產前批辦：準備顏色辦，輔料樣辦，包裝樣辦，產前樣辦等給客人批，OK后開始生產大貨
2. 生產進度跟蹤（進度跟蹤表，訂單號，交貨日期，生產進度，問
題解決）
3. 安排QC驗貨 （中期驗貨，走貨前驗貨）
4. 準備出貨



三、催審單證：
大多數的支付方式是L/C。對安全收匯有保障，因它是銀行信用。只要所裝運貨物與信用證條款一致，銀行保證付款。跟單員應對以L/C為支付方式的合同進行催證，審核和修改的跟蹤工作。
催證：貨物快完成時，要催證。
審證：審開證人和受益人是否正確，L/C的貨物和金額與合同是否相同，裝期，特別條款等。
改證：審證后發現問題如包裝上，總金額，有效期，拼寫錯誤等，必須要求對方修改，一份L/C，可能有幾處問題，我們要一一指出，一次性修改。


四、出貨跟蹤
訂倉裝船：貨物備妥，L/C沒問題后，我們就要進入到出貨裝柜，租船訂倉和裝船的階段。
按CIF成交的，我們負責租船訂倉和裝船的手續。
首先： 出貨裝柜：跟單員在出貨前三四天就要聯系出貨裝柜事。這當中要做的工作有貨柜選擇，制作裝箱單，跟蹤裝柜等。
A．貨柜選擇：根據貨物的不同而選擇不同的貨柜。常用的有：
20’ (29 – 30立方/17.5噸) 
40’ ( 58 – 61 立方/22.5噸)
40’H (68 –71立方/27.5噸)
B．制作裝箱單：裝箱單應包括出貨的品名規格，數量，箱數，毛凈重，包裝尺碼，總體積，箱號，嘜頭等。
C．跟蹤裝柜：出貨前一天通知有關人員并確定出貨數量的準確性。協助生產部門安排好人員裝柜。貨柜到廠后，跟單員要監裝，指導貨物的擺放。如一個柜內有幾種貨，每一規格的產品要留一二箱放于貨柜尾部用于海關查貨用。
按FOB成交的，只要將貨物送到指定裝貨港即可



五、制單結匯：
是出口貨物跟單的Zui后一個環節。
A.制單：貨物裝船后，跟單員要及時按L/C，合同或其它單據的內容制作各種單據。要在L/C的有效期內將單據送交銀行。出口單據主要有：匯票，發票，海關發票，提單，裝箱單，產地證，商檢證，保險單等。
B.結匯:如按L/C的規定制作了單據，并及時送交了銀行，我們就可及時收到貨款了。單據要求：正確，完整，及時，簡明，整潔。
生產企業跟單（工廠跟單）

生產過程跟單的流程：
1、下達生產通知書。跟單員接到客戶訂單后，應將其轉化為生產通知單。通知單要明確客戶所訂產品的名稱，規格型號，數量，包裝要求，交貨期等。
2、分析生產能力。 生產通知單下達后，要分析企業的生產能力。能否按期，按質地交貨。如不能應采取什么措施？要不要外包？
3、制定生產計劃。
4、跟蹤生產進度
跟蹤生產進度的表單：生產日報表，生產進度控制表，生產異常處理表，生產線進度跟蹤表。
5.交期延誤：如是工廠原因，要通知客戶，取得同意后方可出貨。如不同意，一是協商，我們可承擔部分費用將貨出去。二就只好取消訂單了。
6. 有關訂單的更改問題：客戶對已下的訂單因市場變化會有更改，有數量上的（或增加，或減少），有包裝上的，有交期的變更（或提前，或推遲）。接到客戶要求變更，首先要看改什么？能否接收？如我們的貨已生產的差不多了，已收尾，就不可能再更改了。如還沒按排，問題不大。如已按排了部份，要進行協商。比如數量要減，我們已按原數量采購了材料，如果是通用的，問題不大。但如是專用的，客戶要承擔部份費用。對交期：如要提前，我們要根據實際情況說。如要推遲，時間短，問題不大，但如要延遲很長，那倉儲費，損耗費要承擔。

來源：深圳外貿圈