必看！外貿新人應該了解的外貿操作流程

對于外貿新人來說，雖然已經了解了很多理論上的外貿知識，但是對于真正的外貿流程想必還是有點云里霧里。一般來說，沒有經過系統的接觸和操作，外貿新人對外貿流程基本處于一知半解的狀態。但是，熟知整個外貿流程可以有效地幫助外貿業務員有序開展外貿工作，不致于影響到外貿訂單的洽談、生產甚至收款。

今天，這里就給大家系統性地介紹下外貿公司的整個外貿流程，供外貿新人參考。

1.客戶詢盤：

一般在客戶下采購訂單之前，首先都會有相關的Order Inquiry給業務部，做一些細節上的了解和溝通。

2.報價：

業務部及時回復客人咨詢，確定貨物品名、生產廠家、型號、數量、交貨期、付款方式、包裝規格及柜型等，并通過Proforma Invoice給客戶做正式報價。

3.得到訂單：

經過洽談，收到客戶正式的采購訂單Purchase Order。

4.確認交貨期：

得到客人的訂單確認后，口頭告知工廠訂單詳情，要求工廠安排生產計劃并答復交貨期。

5.業務審批：

業務部收到訂單后，首先做出業務審核表。按“出口合同審核表”的項目如實填寫，盡可能將各種預計費用都列明。合同審批需附上客人訂單傳真件，與工廠的收購合同。審核表要由業務員簽名，部門經理審批，再交管理部人員審核后才能執行。如金額較大的，或有預付款和傭金等條款的，要經公司總經理審批才行。合同審批之后，制成銷售訂單，交給部門進程員跟進。

6.下達生產通知：

業務部在確定交貨期后，滿足下列情況可下達生產通知，通知工廠按時生產。

6.1 如果是L/C付款的客戶，通常是在交貨期前1個月確認L/C已經收到，收到L/C后應業務員和單證員分別審查信用證，檢查是否存在錯誤，交貨期能否保障，及其他可能的問題，如有問題應立即請客人改證；

6.2 如果是T/T付款的客戶，要確認定金已經到賬；

6.3 如果是放帳客戶，或通過銀行D/A等方式收匯等，需經理確認。

7.驗貨：

7.1 在交貨期前一周，要通知公司驗貨員驗貨。

7.2 如果客人要自己或指定驗貨人員來驗貨的，要在交貨期一周前，約客戶驗貨并將驗貨日期告知計劃部。

7.3 如果客人指定由第三方驗貨公司或公正行等驗貨的，要在交貨期兩周前與驗貨公司聯系，預約驗貨時間，確保在交貨期前安排好時間，確定后將驗貨時間通知工廠。

8.制備基本單證文件：

根據工廠提供的裝箱資料，制作出口合同，出口商業發票，裝箱單等文件（應由業務跟單員制作，交給單證員）。

9.商檢：

如果是國家法定商檢產品，在給工廠下訂單時要說明商檢要求，并提供出口合同，發票等商檢所需資料。而且要告訴工廠將來產品的出口口岸，便于工廠辦理商檢。注意，應在發貨一周之前拿到商檢換證憑單/條。

10.租船訂倉：

10.1 如果跟客人簽定的合同是FOB CHINA條款，通?？腿藭付ㄟ\輸代理公司或船公司。此時，應盡早與貨代聯系，告知發貨意向，了解將要安排的出口口岸、船期等情況，并確認工廠的交貨能否早于開船期至少一周以前，以及船期能否達到客人要求的交貨期。注意，應在交貨期兩周之前向貨運公司發出書面定倉通知（ING ORDER），通常在開船一周前可拿到定倉紙。

10.2 如果是由賣方支付運費，應盡早向貨運公司或船公司咨詢船期、運價、開船口岸等。經比較，選擇價格優惠、信譽好、船期合適的船公司，并告訴業務員通告給客人，如客人不同意時要另選客人認可的船公司。注意，開船前兩周書面定倉，程序同上。

10.3 如果貨物不夠一個小柜，需走散貨時，應向貨代公司定散貨倉位。拿到入倉紙時，還要了解截關時間、入倉報關要求等內容。

10.4 向運輸公司定倉時，一定要傳真書面定倉紙，注明所定船期、柜型及數量、目的港等內容，以避免差錯。

11.安排拖柜：

11.1 貨物做好并驗貨通過后，委托拖車公司提柜、裝柜。拖車公司應選擇安全可靠、價格合理的公司簽定協議長期合作，以確保安全及準時。拖柜前要給拖車公司傳真以下資料：定倉確認書/放柜紙，船公司，定倉號，拖柜委托書，注明裝柜時間，柜型及數量，裝柜地址，報關行，及裝船口岸等。如果有驗貨公司看裝柜，要專門聲明，不能晚到，并要求回傳一份上柜資料，列明柜號、車牌號、司機及聯系電話等。

11.2 傳真一份裝車資料給工廠，列明上柜時間、柜型、訂倉號、訂單號、車牌號以及司機聯系電話。

11.3 要求工廠在貨柜離開工廠后盡快傳真一份裝貨通知給業務部，列明貨柜離廠時間、實際裝貨數量等，并記裝箱號碼和封條號碼作為提單的資料。注意，要求工廠裝柜后一定要記住上封條。

12.委托報關：

在拖柜的同時將報關所需資料交給合作報關行，委托出口報關及做商檢通關換單。通常要給報關留出兩天時間（船截關前）。委托報關時，應提供一份裝柜資料，內容包括所裝貨物及數量、口岸、船公司、定倉號、柜號、船開截關時間、拖車公司、柜型及數量以及本公司的聯系人和電話等。

13．獲得運輸文件：

13.1 Zui遲在開船后兩天內，要將提單補料內容傳真給船運公司或貨運代理。補料要按找L/C或客人的要求來做，并給出正確的貨物數量，以及一些特殊要求等，包括要求船公司隨同提單出的船證明等。

13.2 督促船公司盡快出提單樣板及運費帳單。仔細核對樣本無誤后，向船公司書面確認提單內容。如果提單需客人確認的，要先傳真提單樣板給客人，得到確認后再要求船公司出正本。

13.3 及時支付運雜費，付款后通知船公司及時取得提單等運輸文件。注意，支付運費應做登記。

14.準備其它單證文件：

14.1 商業發票：L/C要求提供的文件中，對商業發票要求Zui嚴格。發票的日期要確定在開證日之后，交貨期之前；發票中的貨物描述要與L/C上的完全相同，小寫和大寫金額都要正確無誤；L/C上對發票的條款應顯示出來，要顯示嘜頭；如果發票需辦理對方大使館認證，一般要提前20天辦理。

14.2 FORMA原產地證書：FORM A原產地證要在發貨之前到檢驗檢疫局申辦。需注意的是運輸日期要在L/C的交貨期和開船日之前，在發票日期之后。未能在發貨之前辦理的，要辦理后發證書，需提供報關單，提單等文件。經香港轉運的貨物，FORM A證書通常要到香港的中國商檢公司辦理加簽，證明未在港對貨物進行再加工。

14.3 一般原產地證：一般原產地證可在中國貿易促進會辦理，要求低一些，可在發貨之后不太長的時間內補辦。如果原產地證書要辦理大使館加簽，也和發票一樣要提前20天辦理。

14.4 裝運通知：一般是要求在開船后幾天之內，要通知客人發貨的細節，包括船名、航班次、開船日、預計抵港日、貨物及數量、金額、包裝件數、嘜頭、目的港代理人等。有時L/C要求提供發送證明，如傳真報告書、發函底單等，注意按客人要求的時間內辦理。

14.5 裝箱單：裝箱單應清楚地表明貨物裝箱情況。要顯示每箱內裝的數量、每箱的毛重、凈重、外箱尺寸。按外箱尺寸計算出來的總體積要與標明的總體積相符。要顯示嘜頭和箱號，以便于客人查找。注意，裝箱單的重量、體積要與提單相符。

15. L/C收匯：

15.1 采用L/C收匯的，應在規定的交單時間內，備齊全部單證，并嚴格審單，確保沒有錯誤，才交銀行議付。

15.2 采用T/T收匯的，在取得提單后馬上傳真提單給客人付款，確認收到余款后再將提單正本及其它單證文件寄給客人。

15.3 如果T/T收匯的，要求收全款才能做柜的，要等收款后再安排拖柜，拿到提單后可立即寄正本提單給客人。

16.業務登記：

每單出口業務在完成后要及時做登記，包括電腦登記及書面登記，便于日后查詢、統計等。

17.文件存檔：

所有的文件、L/C和議付文件必須留存一整套以備查用。

18.收集信息：

單證員平時應注意收集運價變動、船期、航線等信息，為業務員報價提供幫助。（來源：外貿SOHO圈）