繕制單據是外貿業務員必須掌握的技能，只有整理好準確的單據，才能順利地進行結匯核銷。

1、確定并準備單證

單證是交易結算的單據、文件和證書，憑此可以辦理貨物的支付、運輸、保險、商檢和結匯等手續，外貿人員需要根據合同和信用證規定，準備結算所需要的單證。

所有單證的日期都有明確規定，一般來說，提單的日期是確定其他單證日期的關鍵，提單和發票等單證日期應早于匯票日期，匯票日期不能遲于L/C的有效期。主要單證的日期關系具體如下所述。

(1)發票日期早于所有單證日期。

(2)提單日期應在L/C規定裝運期之內，不得早于L/C規定的Zui早裝運期。

(3)保險單的簽發日期不得早于發票日期，應早于或等于提單日期（一般早于提單日期兩天）。

(4)裝箱單日期須早于提單日期，等于或遲于發票日期。

(5)產地證應早于提單日期，不遲于發票日期。

(6)受益人證明應等于或遲于提單日期。

(7)裝船通知應等于或遲于提單日期后3天內。

(8)船運公司證明應等于或早于提單日期。

大型外貿公司通常會有專門的單證員進行單證的繕制工作，制作單證具有一定的難度，所有單證的制作要求可以用10個字來概括，即準確、完整、及時、簡明和整潔。

2、審核單證的正確性

所有單證繕制完成后，外貿人員還需要對單證進行審核，發現問題及時改正，以保證單證的正確性。外貿人員應及時、全面地審核單證，做到“單單相符，單證相符”，重點審核單證的日期、數量和貨物的具體描述等信息。下面就為大家介紹主要單證審核的重點。

1)匯票

(1)匯票付款人的名稱和地址是否正確。

(2)匯票上金額的大、小寫是否一致。

(3)匯票付款期限是否符合信用證或合同的規定。

(4)檢查匯票金額是否超出信用證金額，如信用證金額前有“大約”一詞可按10%的增減幅度掌握。

(5)出票人、收款人和付款人都必須符合信用證或合同規定。

(6)匯票是否按規定進行了背書。

(7)匯票是否由出票人簽字。

(8)匯票份數是否正確，如“一張”。

2)商業發票

(1)抬頭人必須符合信用證的規定。

(2)簽發人必須是受益人。

(3)貨物描述和貨物數量必須完全符合信用證的要求。

(4)單價和價格條件必須符合信用證的規定。

(5)提交的正副本份數必須符合信用證的要求。

(6)信用證要求表明和證明的內容不得遺漏。

(7)發票的金額不得超出信用證的金額，如數量、金額均有“大約”，可按10%的增減幅度掌握。

3)保險單據

(1)保險單據由保險公司或其代理出具。

(2)投保加成符合信用證的規定。

(3)保險險別符合信用證的規定并且無遺漏。

(4)保險單據的正副本份數應齊全，如保險單據注明出具一式多份正本，除非信用證另有規定，所有正本都必須提交。

(5)保險單據上的幣制應與信用證上的幣制相一致。

(6)包裝件數、嘜頭等必須與發票和其他單據相一致。

(7)運輸工具、發貨地及目的地，都必須與信用證及其他單據相一致。

(8)轉運時，保險期限必須包括全程運輸。

(9)除非信用證另有規定，保險單的簽發日期不得遲于運輸單據的簽發日期。

(10)除非信用證另有規定，保險單據一般應做成可轉讓的形式，以受益人為投保人，由投保人背書。

4)運輸單據

(1)運輸單據的類型必須符合信用證的規定。

(2)起運地、發貨地和目的地必須符合信用證的規定。

(3)裝運日期和出單日期必須符合信用證的規定。

(4)運費預付或運費到付必須正確表明。

(5)正副本份數應符合信用證的要求。

(6)運輸單據上不應有錯誤批注。

(7)包裝件數必須與其他單據相一致。

(8)嘜頭必須與其他單據相一致。

3、辦理交單與結匯

交單結匯是指賣方根據信用證上規定時間和其他要求，向銀行提交所有單據，經銀行審核后按信用證規定的付匯條件辦理結匯。主要的結匯方式有3種，分別為議付信用證、付款信用證和承兌信用證。