隨著全球經濟和信息技術的快速發展，商務信函已成為對外貿易中不可缺少的組成部分，也是現代外貿活動中Zui常用也Zui有效的通訊方式之一。如果沒有往來的貿易信函，大部分的國際貿易活動將會很難順利進行。因此，商務信函在對外貿易中的作用就是為雙方的溝通交流搭起的橋梁，準確而具體地傳遞雙方的各類相關信息。而一封好的商務信函不僅有助于建立和保持良好的業務關系，更能夠通過有效的溝通避免締約雙方產生不必要的誤解與糾紛。

PART 1.定義

商務信函（Business  Letter），是貿易買賣雙方用于聯系業務、溝通商情、咨詢答復的主要途徑和通訊方式。商務信函不同于私人信函，商務信函更為正式并且可以成為買賣雙方商務往來的法律憑證及解決爭端的法律依據。

PART 2.商務信函寫作“7C”原則

清楚原則（Clearness）

簡潔原則（Conciseness）

準確原則（Correctness）

具體原則（Concreteness）

禮貌原則（Courtesy）

體諒原則（Consideration）

完整原則（Completeness）

PART 3.商務信函寫作六要素

1、信頭(Letterhead)

信頭包括發信人的地址和發信日期。

英文地址的寫法與中文完全不同，地址的名稱按從小到大的順序:第一行寫門牌號碼和 街名;第二行寫縣、市、省、州、郵編、國名。

然后是發信日期，它是信頭的Zui后一行，可以寫成日月年(英式)也可寫成月日年(美式)，如：May8，1996或8May，1996。注意的是，月份要寫英文名稱，否則可能產生歧義。如5/8/1996，美國人會理解為1996年5 月8 日，而英國人則理解為1996年8 月5 日。

2、信內地址(Inside Address)

信內地址包括收信人的姓名和地址。信內地址必須和信封地址一致，這樣出了差錯，收信人此時可將信退回或按封內地址轉寄。信內地址的第一行是收信人姓名，第二行職務，從第三行開始寫收信人地址，寫法原則上和寫發信人地址一樣。

3、稱呼(Salutation)

是寫信人對收信人的稱呼用語。位置在信內地址下方一、二行的地方，從該行的頂格寫起，在稱呼后面一般用逗號(英國式)，也可以用冒號(美國式)。

(1)寫給親人、親戚和關系密切的朋友時，用 Dear或 My dear再加上表示親屬關系的稱 呼或直稱其名(這里指名字，不是姓氏)。例如: My dear father，Dear Tom等。

(2)寫給公務上的信函用Dear Madam DearSir或Gentleman（Gentlemen）。注意:Dear 純屬公務上往來的客氣形式，Gentlemen總是以復數形式出現，前不加Dear，是 Dear Sir的復數形式。

(3)寫給收信人的信，也可用頭銜、職位、職稱、學位等再加姓氏或姓氏和名字。例如:Dear Prof Tim Scales，Dear Dr.John Smith。

4、正文(Body of the Letter)

正文的地位和內容與中文信函相同。在英文商務信函中，信文從標題下面兩行開始寫，行與行之間有一行，段與段之間有兩行。

信件正文以占信紙的四分之三為宜，周圍留有一定的空白，每行的第一個字從左邊取全，右邊的第一個字不必取全，但要盡量考慮到整齊和美觀。

5、結尾語（Complimentary Close）

英文商務信函的結尾是寫信人的謙稱，相當于“敬上”的意思。

如果收信人是一家公司，則常用謙稱：Yours Truly，Truly Yours，Yours faithfully等等；如果收信人是個人，則常用：Yours sincerely，Sincerely yours等等。

6、簽名(Signature）

簽名是寫信人的署名，在結束語的正下方，在簽完名字的下面還要有用打字機打出的名字，以便識別；職務、職稱可打在名字的下面。

Tips:

如果信件有附件并有必要提醒收信人，可在第六個要素之后加上附件注記(Enclosure 或Encl.)。

如果整封信寫好后又發現遺漏了什么，可在附件注記之后加上Postscript或其縮寫(P.S.)進行補充。

PART 4.商務信函寫作形式

1、齊頭式(Block Style)

齊頭式的英文書信，要求除信頭外，信內地址以及正文(包括每段起行)、 結束語和簽名均靠左邊齊頭對齊 。

Example:

2、縮進式(Indented Style)

縮進式的英文書信，信頭、信內地址的每行文字均比上行向右縮進一兩個字母，正文的每段文字的首行也向右縮進四個字母，簽名打印時也應該比結束語縮進三四個字母。 

Example:

3、混合式(Modified Block Style)

混合式也稱半齊頭式(semi-block style)。混合式的英文書信，信頭、結束語和簽名放在右邊，每行文字齊頭:信內地址各行文字及稱謂左邊齊頭;正文每段起行向右縮進四五個字母。

Example:

PART 5.文化差異對信函寫作的影響

信件稱呼

信件稱呼在中國，人們習慣在正式場合以職稱或職位來稱呼他人。在西方喜歡直呼他人的名字，而不喜歡稱呼其頭銜。

語言結構

在函電寫作中，外商會直接圍繞信函主題展開討論。而中國人習慣于給出較長鋪墊，然后進入正題。

寫作習慣

商務寫作的目的在于實現復雜信息的傳遞，在寫作習慣不同的情況下會展現出不同的交際習慣、文化信仰等，在不了解對方文化過程中可能造成內容理解出現偏差。

語言表達

在商務英語寫作中，撰寫時多采用專業、統一的詞匯，可以避免詞義內涵差別的產生。

應對策略

1、了解中西方文化的差異

每個國家都有各自的文化底蘊，為了更好地符合西方貿易對象的需求，在信函交流時要盡量了解歷史傳統、政治體制，日常問候等差異。

2、重視語境的把握

語境對于商務英語信函寫作很重要，比如數字問題，如果是陳述情況的普通信函，只代表一個簡單的數字，但如果文件上下文涉及各方面的前景評估，很可能就會引起誤解。

3、把握專業詞匯

商務英語專業詞匯量大，且有些詞匯在商務領域有其專門含義。如果未對專業詞匯進行系統的詳細了解，易導致寫作中表述不專業的問題，給雙方交流帶來負面影響，甚至有可能導致交易失敗。

4、提升寫作水平

寫作者要多閱讀中英文對照書籍，加強對英文表達的了解；相關專業學生可以去外貿公司體驗和學習，實際感受一下商務英語信函寫作；同時要避免中式英語，盡量根據西方人的思維表達和語言的習慣進行寫作。

來源：麥尖國際貿易運營服務工作室