通常一篇完整的商務郵件包含以下幾個部分：稱呼，開篇，正文，結束語，禮貌問候。

Salutation——稱呼  
開頭的稱呼大多數人都不會太注意，然而細節有時可以決定成敗。在西方國家，比如已婚女性和未婚女性所使用的表達就不一樣，因此在給女性客戶發郵件的時候請務必了解清楚。
用dear作為郵件的開頭肯定是沒有問題的，但是很多小伙伴卻忘了在后面寫上人名，電子郵件dear的后面一定要有“人”。因為翻譯的原因，很多人都認為“dear”是一個關系很親密的稱呼，但是在外國人眼里這個詞其實是很正式的，就像我們寫信的時候寫的“尊敬的”、“敬愛的”等等。
所以在寫郵件的時候“dear”用在比較正式的場合，表示一種對他人的尊敬，后面可以加上名字或者姓氏。
如果是給不知道名字的人或者是在寫一封普通的郵件，可以在開頭選擇“Greetings”、“Hi there”。但在寫郵件的時候千萬別再使用Dear Sir和Dear Madam，這種說法過于老套并且很正式，給人一種你不必用心查找對方的名字的感覺，有點冒犯。還有“To whom it may concern”也不要用。

我們通常用的表達如下：
Dear Mr./ Ms. Smith （具體某人）
Dear Prof.（教授）/Dr.（博士）+ 姓（頭銜，職位）



Starting——開篇  
對大多數商務郵件的開篇而言，我們都可以通過提及與客戶之前的接觸來表示友好的問候。
首先可以提及下你跟客戶的“交情”并做出感謝。比如感謝客戶跟你在哪里見過面、吃過飯、拜訪過公司、展會上聊天或者通過電話，談論過什么內容等等。如果并沒有的話，那么就感謝對方的來信。（甚至沒有及時回復對方的時候也表示感謝讓其等了很久）

通常我們會用這樣的表達：
1. Thank you for your (kind) letter of January 15th. 
感謝您在1月15日的來信。
2. It was a pleasure meeting you at the conference this month. 
很高興在本月的會議上認識您。
3. I do appreciate your patience in waiting for a response. 
感謝您耐心等待我的回復。
4. Thank you for contacting us.
感謝您聯系我們。
5. It was a pleasure meeting you in Shanghai last month. 
上個月在上海見到您很高興。
6. I enjoyed having lunch with you last week in NewYork. 
上周在紐約與您共進午餐很愉快。
7. With reference to our telephone conversation yesterday... 
我們昨天的電話交談關于......
8. In reply to your request... 
回應您的要求......
9. I would just like to confirm the main points we discussed on Friday. 
我想確認我們在周五討論的要點。

在簡單寒暄之后，我們就可以直接點明寫信目的。此處請注意，在表達意圖的時候也要盡可能的簡潔明了。不然會讓客戶沒有興趣繼續讀下去。



State the main point——點名主旨
這一部分作為郵件的重點，需要向客戶表述你的主要訴求。比如你寫郵件是為了請求客戶幫忙、提供報價，詢問客戶問題、或者回應客戶需求，提供證明材料等。通常我們會用到這樣的表達：
1. We are writing to inform you that.../ to confirm.../ to request.../to enquire about...
我們寫信是為了通知/確認/請求/詢問……
2. I recently read/heard about...and would like to know...
我們Zui近聽說......因此想要知道...…
3. I am contacting you for the following reason...
此次聯系您主要是為了......
4. We'd like to invite you to a meeting on May 15th.
我們想要邀請您參加5月15日的會議。

需要注意的是，在做這部分表述的時候，我們通常可以使用以下短語：
Making a request 請求幫忙
1. We would appreciate it if you would … 
如果您愿意......我們將不勝感激。
2. It would be helpful if you could send us ... 
如果您可以給我們發送......將會很有幫助。
3. I would appreciate your immediate attention to this matter. 
感謝您對此事的關注。
4. Could you possibly tell us / let us have ... 
你能告訴我們......嗎？
5. Please let me know what action you propose to take. 
您能告訴我下一步計劃是什么嗎？

Offering help 提供幫助
1. Would you like us to ...? 
您希望我們......嗎？
2. We are quite willing to ...
我們相當樂意......

Giving good news 通知好的消息
1. We are pleased to announce that .../ to inform you that ... / to learn that ...
我們很開心（很高興）的告知（宣布/通知/了解）.....

Giving bad news 通知不好的消息
1. I'm afraid it would not be possible to ...
我恐怕…...不能…...
2. After careful consideration we have decided (not) to ... 
經過深思熟慮后，我們決定…...
3. Unfortunately we cannot / we are unable to ...
不幸的是，我們沒法/不能…...
4. Please note that the goods we ordered on ( date ) have not yet arrived.
抱歉貨沒法如期抵達。

Complaining表達不滿
1. I am writing to express my dissatisfaction with ... 
我對......感到很不滿意。



Closing——結束語  
Zui后一段通常我們會客氣的寒暄一下，寫上對客戶的期待（期待對方的回復/給出意見反饋等）。通常我們會用這樣的表達：
1. Please?accept?our?thanks?for?the?trouble?you?have?taken.?
有勞貴方，不勝感激。?
2. We?tender?you?our?sincere?thanks?for?your?generous?treatment?of?us?in?this?affair.?
對您在此事中的慷慨之舉，我們深表感謝。?
3. We?should?be?grateful?for?your?trial?order.?
如您試訂貨，我們將不勝感激。?
4.We?should?be?grateful?for?your?furnishing?us?details?of?your?requirements.?
如果能收到您的具體需求，我們會非常開心。?
5. We?are?greatly?obliged?for?your?bulk?order?just?received.?
收到貴方大宗訂貨，我們不勝感激。?
6. If?there?is?anything?we?can?do?to?help?you,?we?shall?be?more?than?pleased?to?do?so.?
貴公司若有所需求，我公司定盡力效勞。?
7. We?will spare?no?efforts?in?endeavoring?to?be?of?service?to?you.?
我們將不遺余力的為您效勞。?
8. Looking forward to your reply.?
期待您的回信。



Ending——問候  
郵件的Zui后我們通常會落上對客戶誠摯的問候，可用的表達很多。比如：
Yours sincerely / Yours truly / Sincerely / 
Thank you / Best wishes / Warm regards / 
All the best / Best of luck